- Việc huy động các khoản đóng góp tự nguyện của nhân dân để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng của các xã, thị trấn phải do nhân dân bàn bạc và quyết định trên cơ sở dân chủ, công khai, quyết định theo đa số. UBND cấp xã, thị trấn (sau đây gọi chung là xã) có trách nhiệm tổ chức huy động, quản lý và sử dụng các khoản đóng góp tự nguyện của nhân dân theo quy định của Quy chế về hoạt động xây dựng cơ sở hạ tầng của xã, thị trấn khu vực nông thôn đồng bằng và miền núi;

- Sau khi được HĐND xã và đa số nhân dân trên địa bàn quyết định, nhất trí về chủ trương đầu tư xây dựng công trình hạ tầng cơ sở của xã, UBND xã có trách nhiệm tổ chức thực hiện chủ trương đầu tư đó. Chủ trương đầu tư phải phù hợp với quy hoạch về xây dựng, giao thông, thuỷ lợi và đáp ứng yêu cầu bảo vệ cảnh quan, môi trường của địa phương;

- Các khoản đóng góp tự nguyện của nhân dân để đầu tư xây dựng các công trình cơ sở hạ tầng của xã phải được sử dụng đúng mục đích huy động, các khoản đóng góp cho công trình nào phải đầu tư cho công trình đó;

- Mức huy động đóng góp của nhân dân, mức miễn, giảm cho các đối tượng chính sách xã hội (theo quy định của HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương) do nhân dân bàn bạc và quyết định căn cứ vào thu nhập bình quân và khả năng đóng góp của nhân dân trên địa bàn. Mức đóng góp này phải nằm trong tổng mức đóng góp tối đa do HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quy định.

Theo đó, Chủ tịch UBND xã cần tiến hành các bước như sau:

- UBND xã T cần lập dự toán công trình mở đường vào trạm xá để ước tính với khổ đường rộng 2m, dài 150m thì việc đào đắp, san lấp cần bao nhiêu m3 đất đá, cần bao nhiêu lao động trong một ngày làm việc và để làm xong con đường thì thời gian cần là bao nhiêu ngày; sau đó quy ra tổng số ngày công lao động để dự tính việc huy động nhân dân ở các thôn, bản trong xã đóng góp ngày công tham gia làm đường.

- UBND xã T xác định các đối tượng cần huy động và tính toán mức huy động đối với từng đối tượng; việc tính toán mức đóng góp cho từng đối tượng theo hộ gia đình căn cứ vào số người trong độ tuổi lao động, thu nhập bình quân và khả năng đóng góp của họ. Từ tính chất thi công của công trình, UBND xã có thể quyết định việc đóng góp bằng tiền, hiện vật hoặc ngày công lao động để các đối tượng tham gia đóng góp. Tinh thần chung là vận động nhân dân đóng góp bằng ngày công lao động để họ trực tiếp tham gia làm đường; trừ trường hợp người dân không thể tham gia trực tiếp thì để họ đóng góp bằng tiền hoặc hiện vật. Việc xác định mức quy đổi các khoản đóng góp bằng hiện vật, ngày công lao động ra tiền phải căn cứ vào mức giá quy đổi đã được nhân dân bàn bạc, nhất trí hoặc thông qua HĐND xã quyết định và lập sổ kế toán để theo dõi riêng.

- Căn cứ vào chủ trương và mức huy động đã được phê duyệt, Chủ tịch UBND xã T chỉ đạo Trưởng thôn, Trưởng bản phối hợp với Ban công tác mặt trận tại các thôn, bản để tổ chức vận động nhân dân tham gia làm đường theo thời gian lao động do xã ấn định trên cơ sở nghĩa vụ và mức đóng góp của từng lao động.

- Với những đối tượng đóng góp bằng tiền hoặc hiện vật, xã thông qua Trưởng thôn, Trưởng bản có trách nhiệm thông báo cho nhân dân về thời hạn đóng góp, địa điểm đóng góp, mức đóng góp đối với từng đối tượng huy động.

- Ban Tài chính xã có trách nhiệm thu các khoản đóng góp này; thực hiện công tác kế toán quá trình thu, quản lý và sử dụng các khoản đóng góp theo đúng các quy định của pháp luật về chế độ kế toán ngân sách xã hiện hành; sau đó, sử dụng khoản đóng góp cho việc thuê lao động là người địa phương để hoàn thành công trình.

- Sau khi kết thúc thi công công trình, UBND xã T có trách nhiệm quyết toán việc thu và sử dụng các khoản đóng góp của nhân dân cho đầu tư xây dựng công trình và phải tuân theo các quy định hiện hành về quyết toán vốn xây dựng cơ bản.

Trường hợp có phát sinh chênh lệch thu - chi:

+ Nếu phát sinh số thu lớn hơn chi thì việc sử dụng số chênh lệch thừa này do nhân dân bàn và quyết định thông qua HĐND xã.

+ Nếu phát sinh số thu nhỏ hơn chi, thì phải tổ chức cho nhân dân bàn và quyết định các phương án bổ sung phần chênh lệch thiếu theo hướng: hoặc huy động các nguồn kinh phí khác như ngân sách nhà nước các cấp, hỗ trợ của các tổ chức trong và ngoài nước... hoặc huy động đóng góp bổ sung của nhân dân.

Tuy nhiên, công trình làm đường vào trạm xá xã T chỉ là công trình nhỏ và thuộc dạng đường giao thông nông thôn nên UBND xã T cần áp dụng Quy chế quản lý đầu tư xây dựng và phát triển đường giao thông nông thôn do tỉnh Lạng Sơn ban hành; nếu số thu nhỏ hơn số chi (tức là số ngày công huy động đóng góp của nhân dân không đủ để làm đường) thì có thể làm dự toán xin UBND huyện cấp vốn bổ sung từ nguồn vốn 135 của Chính phủ hoặc vốn theo Quyết định số 120/2003/QĐ-TTg ngày 11/6/2003 của Thủ tướng Chính phủ Về việc phê duyệt chiến lược phát triển kinh tế - xã hội tuyến biên giới Việt - Trung đến năm 2010 và vốn do kinh phí đóng góp của cán bộ, công nhân viên chức, lực lượng vũ trang đóng trên địa bàn mỗi người 02 ngày lương/năm theo Nghị quyết số 34 ngày 05/8/2002 của HĐND tỉnh về đề án phát triển đường giao thông nông thôn để bổ sung vào phần thiếu so với số thu cần có trong việc làm đường vào trạm y tế xã.

- Sau khi quyết toán công trình, UBND xã T lập báo cáo quyết toán tình hình thu, quản lý và sử dụng các khoản đóng góp của nhân dân để báo cáo lên huyện và công bố công khai cho nhân dân biết.